Waarom metadata? - NORA Online (2024)

Dit derde hoofdstuk van de Visie metadatamanagement beschrijft een aantal redenen waarom en hoe metadata helpen om data beter te managen en te gebruiken. Metadata zorgen voor een betere vindbaarheid, begrijpelijkheid en toegankelijkheid van data. Dat ligt erg dicht aan tegen de FAIR-principes, die stellen dat data vindbaar (Findable), toegankelijk (Accessible), uitwisselbaar (Interoperable) en herbruikbaar (Reusable) moeten zijn. FAIR data worden gekenmerkt door de aanwezigheid van goede metadata. Soortgelijk geldt dat metadata ook de basis zijn voor duurzame toegankelijkheid van data. Dit is verder uitgewerkt in de DUTO eisen. De volgende paragrafen volgen grotendeels de indeling van FAIR: vindbaarheid, toegankelijkheid, uitwisselbaarheid en herbruikbaarheid.

3.1 Vindbaarheid[bewerken]

Metadata helpen bij het vinden van data: door metadata te doorzoeken kun je data vinden die past bij jouw gebruiksdoel. Als er meer metadata beschikbaar zijn dan kan dat het zoekproces vereenvoudigen en versnellen. Denk bijvoorbeeld aan beschrijvende teksten, categorietoewijzingen (classificaties) en ‘tags’. Dat vraagt uiteraard wel om een systeem (zoals een datacatalogus) dat deze metadata doorzoekbaar maakt. Verder is het belangrijk dat de metadata zijn voorzien van een wereldwijde en persistente identificatie.

3.2 Toegankelijkheid[bewerken]

Een belangrijke rol van metadata is het toegankelijk maken van data, zodat afnemers weten hoe de data verkregen kunnen worden. Hiervoor kan in de metadata informatie worden opgenomen over waar de data precies te vinden zijn, via welke protocollen en met welke autorisaties. Vanuit een gebruiker geredeneerd wil deze bij voorkeur direct kunnen doorklikken naar de data. Als de locatiegegevens beschikbaar zijn in de metadata dan kan een slim dataportaal ook de data zelf direct ontsluiten. Voor toegankelijkheid is belangrijk dat metadata ook beschikbaar zijn voor data die niet (meer) publiek toegankelijk zijn. Het is dan in ieder geval duidelijk dat de data hebben bestaan.

3.3 Uitwisselbaarheid[bewerken]

Zonder metadata is het lastiger om gestructureerd data uit te wisselen, zowel binnen als buiten de organisatie. De IEC/ISO 11179 standaard geeft aan dat het verwerken en uitwisselen van data afhankelijk is van een juiste interpretatie en een gemeenschappelijk begrip van data. Dat is een belangrijke rol voor metadata; goede metadata zorgen ervoor dat data begrijpelijk zijn. Hiervoor is het vooral belangrijk dat er definities en toelichtingen aanwezig zijn bij de data. Deze kunnen direct bij de data worden vastgelegd, maar het is ook mogelijk om een koppeling te leggen tussen de data en eerder gedefinieerde begrippenmodellen, informatiemodellen of datamodellen. Als een dergelijke koppeling bestaat dan kun je de data ook vinden door dergelijke modellen als zoekingang te gebruiken.

3.4 Herbruikbaarheid[bewerken]

Metadata geven betekenis en context aan data. Hierdoor is ook duidelijk of data herbruikbaar is in andere gebruikscontexten. Hiervoor is belangrijk dat ook de condities waaronder de data beschikbaar zijn expliciet zijn gemaakt, zoals onder welke licentie. Ook inzicht in de data lineage (zie 4.3) geeft inzicht in de mate waarin data herbruikbaar zijn. Als je weet welke bronnen ten grondslag liggen aan bepaalde data dan is ook duidelijker in hoeverre deze voldoende betrouwbaar en van voldoende kwaliteit zijn voor je eigen gebruik.

3.5 Gegevensbescherming[bewerken]

Metadata ondersteunen bij het voldoen aan wet- en regelgeving zoals de AVG, BIO, Wet open overheid en Archiefwetgeving. Deze wet- en regelgeving vereisen onder meer inzicht in de processen die data gebruiken, eigenaarschap van data en of er sprake is van persoonsgegevens. Dit zijn eigenschappen die typisch vastgelegd worden in de vorm van metadata.

3.6 Overige effecten van goede metadata[bewerken]

Overige te verwachten effecten van goede metadata:

• Snellere en effectievere omzetting van data naar tastbare waarde (betere dienstverlening, lagere kosten);
• Inzicht in het vastleggen van ‘dubbele’ gegevens en mogelijke inconsistenties ertussen;
• Hogere slagingskans van innovatie-/automatiseringstrajecten;
• Minder kennisverlies bij doorstroom van medewerkers.