Wat zijn metadata en waar dienen ze voor?
Metadata kunnen worden omschreven als gegevens over gegevens. De term meta komt van het Griekse prefix μετά, dat “nadien” of “over” betekent. Deze prefix wordt meestal gebruikt om aan te geven dat er verder op de basisterm zal worden ingegaan. Metadata geven dus de context, een beschrijving en extra informatie over een basiselement zoals een document, een webpagina, een afbeelding of een video. In het geval van webpagina’s zijn metadata terug te vinden in de vorm van metatags.
Metadata werden uitgevonden als gevolg van de grote hoeveelheid informatie die beschikbaar is op internet. Via het gebruik van metadata kan informatie uit verschillende software en op internet systematisch getagd en geclassificeerd worden. Zo helpen metadata bijvoorbeeld om informatie of documenten terug te vinden in een systeem voor documentbeheer. De toegekende tags en categorie van documenten zorgen in dit soort systemen voor een verbeterde werking van de zoekfunctie. Een werknemer hoeft namelijk niet de exacte titel van het document te kennen om het terug te vinden.
Weetje: Metadata bestaan al van ver voor het digitale tijdperk. In het traditionele bibliotheeksysteem werd de extra informatie over een boek op kaartjes geschreven, die zoals een catalogus functioneerden. De eerste persoon die hiervoor de term ‘metadata’ gebruikte was Jack Myers in de jaren ‘60. Het concept van metadata als ‘gegevens over gegevens’ is sindsdien niet veel veranderd, maar is wel geëvolueerd met de komst van digitale innovatie. De komst van het internet veranderden metadata in gegevens over het onderwerp en de context van de betreffende pagina. Later werden hieraan ook trefwoorden toegevoegd, die de positie van een pagina in de resultaten via een online zoekmachine beïnvloeden.
De precieze invulling van metadata is erg afhankelijk van de context en het medium waar ze betrekking op hebben. Metadata over bijvoorbeeld een sprookjesboek zullen erg verschillen van die van een zakelijke e-mail, document of foto. Toch zijn er gemeenschappelijke soorten metadata. De meest voorkomende gegevens die metadata bevatten zijn:
- Titel en beschrijving;
- Tags en categorieën;
- Wie het object heeft aangemaakt en wanneer;
- Wanneer de laatste wijziging is doorgevoerd en door wie;
- Wie toegang heeft en wie wijzigingen mag doorvoeren.
Een voorbeeld uit het dagelijkse leven zijn de metadata van een foto op je mobiele telefoon. In het scherm worden meestal de volgende metadata weergegeven: naam van de foto, de ISO-waarde, of de foto met of zonder flitser is genomen, de sluitertijd en soms zelfs de locatie en het tijdstip waarop de foto genomen is. Sommige van deze metadata worden zelfs automatisch toegevoegd, zoals in het geval van mobiele telefoons met fotoherkenning. Deze herkennen dat de foto bijvoorbeeld op het strand genomen is, en voegen deze metadata toe voor wanneer de gebruiker later wil zoeken op ‘strandfoto’s’.
Waarvoor worden metadata gebruikt?
Informatiedragers zoals (digitale) documenten, video, foto, en websites worden steeds belangrijker in onze maatschappij. Ook het belang van metadata neemt daarmee toe. Op zakelijk niveau kunnen metadata niet meer weggedacht worden als instrument voor website- en documentbeheersystemen. Metadata zijn belangrijk voor de correcte werking van verschillende functionaliteiten:
De optimalisatie van de zoekfunctie
Metadata beschrijven elementen in detail, waardoor het gemakkelijker is om deze terug te vinden. Door te zoeken op bepaalde metadata kan er een selectie gemaakt worden van elementen met dezelfde eigenschappen. Een medewerker van een kledingwinkel kan bijvoorbeeld in de voorraad zoeken naar lange, zwarte kousen. Daarbij is het niet meer nodig op voorhand te weten welke merken deze kousen aanbieden, of welke naam of productnummer ze hebben. In de database zijn naast de naam en het merk namelijk ook de tags ‘zwart’ en ‘lang’ opgenomen.
Verschillende versies worden onderscheiden
Documenten of andere elementen worden binnen een bedrijf vaak bewerkt en aangepast. Metadata maken duidelijk welke versie van een document een medewerker te zien krijgt. Bij een nieuwe versie van een document wordt door de toevoeging van metadata bijvoorbeeld aangegeven wie de bewerking doorgevoerd heeft en wanneer. Zo is het makkelijker om de juiste versie op te roepen, en kunnen de acties binnen een bepaald document goed getraceerdworden.
Juridische aspecten waarborgen
Metadata kunnen ervoor zorgen dat een bedrijf voldoet aan bepaalde wetten. In de metadata kunnen namelijk bepaalde regels opgenomen worden die ervoor zorgen dat een document of ander object niet oneigenlijk gebruikt wordt. Zo kan voor een loonstrook via tags bepaald worden in welke systemen en door welke personen deze geopend kan worden. Er wordt dus door de metadata een soort toegangscontrole toegevoegd aan het document. Ook kan er worden vastgesteld welke soort bewerkingen wel of niet toegestaan zijn. Contactgegevens uit medewerkersprofielen kunnen bijvoorbeeld niet altijd gekopieerd worden, zodat ze niet voor andere doelen dan binnen het HRM-systeem gebruikt kunnen worden.
Archiefbeheer organiseren
Een digitaal archiefkan door middel van metadata eenvoudiger beheerd worden. De tags zorgen ervoor dat documenten gemakkelijker opgeroepen kunnen worden, maken duidelijk welke lifecycle ze moeten doorlopen, en wijzen verantwoordelijken aan. Zo kunnen metadata bijvoorbeeld beschrijven dat een archiefstuk na 5 jaar definitief verwijderd moet worden, en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Evaluatie en rangschikking op basis van relevantie
In veel gevallen weet een gebruiker op voorhand niet echt waar hij of zij naar op zoek is. Het meest duidelijke voorbeeld hiervan is een zoekopdracht via een zoekmachine zoals Google. De gebruiker zoekt hierbij vaak niet naar een specifiek document, maar stelt een vraag of wil ideeën opdoen. In dit geval beslist de zoekmachine op basis van de metadata in hoeverre bepaalde zoekresultaten overeenstemmen met wat de gebruiker zou willen vinden. Op die manier worden de resultaten gerangschikt op bruikbaarheid.
Samenwerking tussen systemen vergemakkelijken
Metadata zijn een middel om de uitwisseling van informatie tussen verschillende systemen te vereenvoudigen. Ze zorgen er bijvoorbeeld voor dat er via één zoekfunctie in twee of meerdere systemen kan gezocht worden. Om ervoor te zorgen dat de zoekresultaten optimaal zijn, en de zoekfunctie even goede resultaten oplevert in bijvoorbeeld het DMS- en HRM-systeem, bestaan er een aantal internationaal erkende communicatieprotocollen. Een voorbeeld hiervan is het protocol Z39.50, dat oorspronkelijk uitgewerkt is door het American National Standards Institute (ANSI). De zoekfunctie en de verschillende systemen waarin gezocht wordt, gebruiken dezelfde uniforme ‘taal’ (protocol). Hierdoor verloopt de communicatie tussen alle systemen op een correcte manier, waardoor ook de juiste zoekresultaten worden weergegeven. In Nederland bestaat ook het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO), dat ervoor zorgt dat alle overheidsorganen op dezelfde manier metadateren.
Verschillende soorten metadata
Aangezien metadata gebruikt worden voor de beschrijving van een grote verscheidenheid aan informatie, bestaan er daarom verschillende soorten metadata. Traditioneel gezien worden metadata opgedeeld in vier hoofdcategorieën:
- Beschrijvende metadata worden gebruikt om het element te identificeren. Hieronder vallen de titel, wanneer het element gecreëerd werd, etc.
- Structurele metadata worden gebruikt om de zoekresultaten op internet of in een intern systeem te beïnvloeden. Bepaalde tags kunnen bijvoorbeeld zorgen voor een verbeterde SEO (Search Engine Optimization), waardoor de juiste gebruikers het element zeker vinden.
- Administratieve metadata zorgen ervoor dat elementen gecategoriseerd en geordend worden. Dit is vooral van toepassing in een systeem voor documentbeheer.
- Technische metadata beschrijven de technische eigenschappen van een element zoals de bestandsgrootte, de verschillende bewerkdata, type bestand etc. Deze metadata worden vaak gebruikt om de communicatie tussen systemen te vergemakkelijken. Een webservice kan bijvoorbeeld op voorhand op basis van de technische metadata van een afbeelding beoordelen of het element niet te groot is om te uploaden in het systeem.
Naast deze hoofdcategorieën bestaan er nog veel andere soorten metadata. Zo worden rechten bijvoorbeeld ook weergegeven in metadata. Dit zijn metadata zoals die over copyright en geautoriseerde bewerkers. Andere zaken waarvoor metadata gebruikt worden zijn bijvoorbeeld het aangeven van een volgorde binnen een (web)menu en de structuur van een webpagina.
